采购事务处手册
帮助学生更好地了解申博太阳城的采购流程.
电子邮件: procurement@ndkllx.com
的 Office of Procurement Services 编写本手册是为了帮助您更好地了解申博太阳城的采购流程. 了解这些信息并应用这些信息，也将有助于您尽可能及时地获得所需的商品和服务, 同时遵守适用的政策和法规.
组织机构
新泽西理工学院有义务仅在采购事务办公室付款时支付货物和服务, 在程序批准之后, 发出采购订单, 谁有义务提供资金. 任何其他承诺都被认为是未经授权The购买，购买的个人可能会遇到对供应商的个人义务.
与新泽西理工学院有业务往来的公司通常会了解这项政策，并被告知，所有由新泽西理工学院负责的采购必须得到新泽西理工学院官方采购订单的授权. 不包括零用现金程序, 学校有权不向员工报销任何此类购买的费用.
有关采购的一般政策适用于大学的所有基金，无论其来源如何. 所有存入大学的资金都是大学的资金，必须按照大学的政策进行处理.
在客户预算中分配资金的结果是有权征用，而不是有权购买. 客户指部门最终用户或主要研究者，视情况而定.
采购事务处的目的
新泽西理工学院采购事务处的主要目的是协助我们的客户识别, 选择, 获取所需的材料和服务. 这是在公认的质量和服务标准下尽可能经济地完成的, 跟随状态, 联邦和机构的政策和程序.
具体而言，Office of Procurement Services的工作如下：
- 通过竞争性招标和合同采购，鼓励供应商之间公平公开的竞争.
- 提供Office of Procurement Services工作人员之间的合作互动, 供应商社区, 我们的客户.
- 提供技术支持、程序解释和源数据.
- 提供货架商品的定价信息.
- 为我们的客户提供最新的产品和服务信息.
- 按照商品线分配买家，以便更明智地处理您的要求.
- 准备, 与客户合作, 采购物品和服务的质量和数量规格.
- 提供加急服务以确保物品和服务的及时送达.
- 维护当前采购订单的记录和文件, 供应商, 目录, 产品信息, 和价格.
- 在当地签订经常使用的物品或服务合同.
- 在购买的产品中寻求最高的适用质量.
- 向客户部门提供因法规要求变化而产生的最新政策和程序.
- 与其他学院和大学的采购服务部经理一起建立合作采购项目.
- 允许采购事务办公室的工作人员成为全国教育采购协会（NAEP）和其他专业采购组织的积极成员, 以确保维持申博太阳城的高采购标准和道德规范.
采购周期
标准采购周期要求供应商在汉兰达电子商务中注册. 一旦注册，买方可以在汉兰达电子商务中创建一个与该供应商的申请. 申请将通过审批程序，其中可能包括部门批准, 采购事务处核准, 授予批准和潜在的额外特殊批准. 一旦批准，将创建采购订单并发送给供应商. 如果在创建申请单之前收到发票, 买方可以在汉兰达商务区创建改造申请.
PRE-PLANNING FOR THE PROCUREMENT PROCESS
我们强调客户部门需要提前很好地规划他们的供应和设备需求. 采购服务办公室处理您的申请所需的时间是在大学通过审批周期处理申请所需的时间上增加的. 除了, 我们的买主必须遵守所有的要求, 包括竞争性招标, 这可能会延长完成流程所需的时间.
交货期将, 当然, 取决于供应商的库存和他们可能遇到的问题，以确保从他们的供应商交货, 以及可能的生产问题.
要求投标是新泽西州的一项要求，是确保供应商之间有效竞争的公认和接受的手段. 通过竞标，大学通常会获得更大的折扣和更好的服务.
申请重复使用的物品时, 指定最大的合理数量和尽可能多的项目，从共同的供应来源.
这是Office of Procurement Services的责任, 控制, 分析供应商报价, 报价, 和建议. 申请方负责确定数量, 质量, 规范, 交货日期要求和所有其他相关信息，以作出正确的购买. 申请部门还应提出来源建议, 当已知, 尤指不寻常或独特的物品. 请购人可能被要求协助Office of Procurement Services评估收到的与该部门采购有关的投标. 为了加快采购过程，应在申请进入之前获得投标. (参见BIDS AND QUOTATIONS部分的指导方针.)
BASIC STEPS IN THE GENERAL PROCUREMENT CYCLE
- 在确定对产品或服务的需求时, 客户可以使用自己的资源或采购事务处的资源来选择供应商. 如果支出较大, 高于出价上限（目前为32美元）,受《申博太阳城》规定的服务300美元，100美元,（所有货物及其他服务）, 客户应联系采购事务处了解相关规定.
- 客户部门输入并批准采购申请单.
- 审查由申博太阳城采购服务办公室和拨款办公室完成 & 合同，以确保正确使用费用目标代码，允许vs. 间接成本计算的可排除成本、资金类型、独立承包商身份等.
- 计算机事务司也审查有关计算机项目的申请单，以确保有系统支助.
- 责任人输入他们的批准.
- 在获得所有批准后, 请购单由Office of Procurement Services审查，并在满足有关采购程序的所有要求后转为采购订单(e).g. 招标).
- 采购订单被发送给供应商. (注意：在速度至关重要的情况下, 买方应与供应商跟进，以确认订单号已收到.)
- 供应商将材料运送到出货和收货部. 这一程序的例外情况包括布置和安装物品, 服务, 以及授权的直接配送. 卖方将发票寄给应付帐款办公室. (APInvoices@ndkllx.com).
- 当物料到达装货码头时, 发货和收货人员将货物送到客户部门.
- 客户部及时检查所有项目. 如果物品损坏或不是订购的, 应立即以电子邮件通知采购事务处. (procurement@ndkllx.com)
供应商关系：处理销售代表
- 与学校有业务往来的供应商的销售代表可能偶尔会联系你或你所在部门的其他工作人员. 这些代表可以成为有用的信息来源.
- 所有采购承诺只能通过Office of Procurement Services作出. 销售代表提供的报价应附在汉兰达电子商务的申请单上.
- 请记住，某些设备和材料必须通过竞争性投标程序购买. 不要把你自己或你的部门托付给供应商，如：
“我们现在必须拥有它.”
“你是唯一的消息来源.”
“你的产品是最棒的.”
“你的是镇上唯一的一个.” - 销售代表以“出借”或“示范”形式留下的设备不构成购买该设备的承诺. 采购服务办公室应被告知供应商留在校园的任何设备.
- 偶尔, 供应商将利用不道德的策略，试图通过电话招揽业务, 说明他们可以为你提供一个很大的交易积压或超额运输的商品. 他们会把最少的信息作为购买的承诺，并根据他们与部门某人的谈话来运送商品. 这样的公司会联系你吗, 提交Office of Procurement Services处理.
EQUAL OPPORTUNITY
与该大学有业务往来的供应商应完全遵守1971年的《申博太阳城》, 以及其他适用的规章制度, 因此，承包商不得因种族而歧视任何雇员或求职者, color, 宗教, 性, 年龄或国籍.
联邦
NJIT actively solicits competitive bids from small and minority business concerns; and keeps a listing of 供应商, 可以通过SBE/MBE/WBE/DBE访问, 这些企业获得了奖励. 公法95-507要求某些联邦合同包括小型和少数民族企业分包计划. 如需进一步协助，请与Office of Procurement Services联系.
状态
当使用国家资金时, 新泽西州的预留规则要求做出具体努力，从经过认证的小企业获得商品和服务. 欲了解完整的清单，请联系采购服务办公室.
BUSINESS REGISTRATION CERTIFICATE
新泽西州商业登记要求
根据NJSA 52:32-44, 提供商品或服务的供应商必须在新泽西州财政部注册, 收入划分.
没有BUSINESS REGISTRATION CERTIFICATE明的承办商不会获批.
P.L. 2004年，（香港法例第57章）修订及补充《申博太阳城》的商业登记条文.J.S.A. [02:32 . 44]对竞争的企业提出了一定的要求, 或者与申博太阳城签订合同.
有关各方可与税务司联系, 规管服务科, 直接致电609-292-5995或 www.nj.gov / njbgs
本法第57章自2004年9月1日起施行.
REIMBURSEMENT FOR GOODS AND SERVICES
大学认识到，有时由于几种特定情况中的任何一种，客户直接购买物品是一种更有效的获取方法.
学校将继续报销员工的合理购买. 但这一政策并不免除大学或客户的义务和责任，由董事会确定, 联邦和州指南. 这些指导方针/政策包括, 劣势企业企业目标与技术回顾.
一般情况下，每次偿还的货物和服务费用少于500美元，如果偿还的费用较多，则需要进行更广泛的审查.
选择供应来源是Office of Procurement Services的责任. 选择潜在供应商的标准是他们是否有能力以经济有效的方式持续满足大学的需求. 供应商过去的业绩和与大学的合作是SELECTION OF SUPPLIERS的重要因素. Office of Procurement Services还需要客户的支持，以便通过及时处理收货报告和发票来维持良好的供应商.
Office of Procurement Services决心征聘新的供应商, 包括来自弱势群体或弱势群体的供应商. 只要有可能，将寻求和考虑多个来源. 作为保证质量的一种手段，应保持替代或多种供应来源, 服务, 最低的成本, 以及有利的货物和服务采购环境.
鼓励最终用户建议供应来源, 特别是对于不寻常或非标准的项目. 如果推荐了几个来源，请购单打印文本框可用于通知Office of Procurement Services. Office of Procurement Services将尽可能遵循客户的建议. 如果客户要求一个特定的供应商没有替代, 申请书应附有充分的理由以供考虑. 请参阅SOLE SOURCE PURCHASES程序.
采购事务处致力于采购质量适合其预期用途的所需材料，并协助大学客户部门确定所需材料的质量.
质量是衡量产品对其预期用途的适用性和成本（不仅仅是价格）. 确定合适的质量是最重要的, 因为买高质量的东西往往和买低质量的东西一样浪费.
质量是通过平衡两个因素来决定的：技术上对适用性的考虑和经济上对价格和可用性的考虑.
确定质量规格的权利, 包括更改规格的权利, 由客户对材料的性能或使用负责.
一般政策及资料
CANCELLATION OF ORDERS
采购订单是大学和供应商之间具有约束力的合同. 因此，不能单方面修改或取消. 任何修改或CANCELLATION OF ORDERS的要求，应以书面或电子邮件(procurement@ndkllx.com). 然后，采购服务办公室将以大学的最佳利益行事，并向各方提供相应的建议.
一般来说，如果货物尚未发货，供应商将同意取消请求. 该部门可能会对供应商运送的任何材料或在取消制造项目之前产生的费用负责. (有关允许支付的补货费用，请参阅退货.)Office of Procurement Services将取消采购订单，以减少欠供应商的任何款项.
如有必要更改原采购订单, 比如价格, 条款, 描述, 添加, 删除, 取消, 等.，电邮(procurement@ndkllx.com)给Office of Procurement Services的备忘录. Office of Procurement Services将向供应商发出通知.
即使有最好的意图和计划，紧急情况也会发生. 据了解，没有办法避免偶尔的危机, 但紧急采购订单只有在需要供应品和（或）服务时才予以处理, 如果不立即采购, 会给学校造成重大的财务或运营损失吗. 紧急采购申请单必须包含详细说明紧急情况性质的说明. 你的请求是否属于紧急情况，由Office of Procurement Services决定. 解释必须在申请文本区域中输入. 最好致电Office of Procurement Services，通知我们一份EMERGENCY ORDERS已进入Banner，正在等待处理.
只有采购事务处才有权要求大学购买商品和服务. 在本保单范围之外的任何购买行为均由购买个人承担全部责任.
EQUIPMENT SCREENING (FEDERAL FUNDS ONLY)
在你提交购买基本设备的申请单之前, 联邦指导方针和大学政策要求对NJIT库存中已经拥有的类似设备进行筛选，以及与其他部门共享使用的可行性, 可能的. 以下语句必须在申请标题文本中键入. “本申请单所述的设备项目已在我们的库存中进行了筛选. 没有这样的项目，或实质上类似的项目，可供共享使用.(注：此语句可添加到打印文本框区域.
资本设备定义为单位成本为5美元的项目,寿命在一年以上. (购买电脑软件的净发票成本和任何相关的咨询和/或培训与初始实施超过50美元,000人也需要进行类似的筛选.)
参与采购过程的所有人员只应遵循最高的道德原则. 大学工作人员和采购事务处的每个成员都有责任采取一切适当步骤，确保大学不会在知情的情况下作出可能导致实际或明显CONFLICT OF INTEREST的购买承诺. 当某些因素(如.g. 卖方的财务或个人利益干扰或似乎干扰买方完全公正和忠于大学利益的能力.
RETURN OF MERCHANDISE (RESTOCKING)
退回供应商或制造商进行调整或贷记的商品应通过Office of Procurement Services办理清关手续.
交付正式采购订单上指定的物品并完全遵守合同的供应商可能没有义务接受退回这些物品以记入信用. 卖方对退货的接受绝不是自动的，可能会产生重新进货的费用. 这笔费用连同双向运费将被评估给申请客户.
如果收到不正确或损坏的商品, 不应输入接收报告（这将阻止大学和采购服务办公室今后的任何付款）, 应以电邮(procurement@ndkllx.com).
购买最多32美元,受《申博太阳城》规定的服务300美元，100美元,所有货物和其他服务应使用常规采购程序. 取决于物品的性质, Office of Procurement Services可能要求正式投标.
在各个层面, 甚至高于出价门槛, 采购订单不需额外投标即可下单, 国家合同, 包含购买/合作协议, 或独家来源供应商.
使某一项目或服务成为唯一来源，从而免于投标, 唯一来源证明, 必须正确填写并提交Office of Procurement Services审查和批准.
表格可于 / /采购/形式